Datenschutz in Videokonferenzen sicherstellen – worauf Unternehmen achten sollten

Videokonferenzen gehören heute zum Standard – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Sie haben längst nicht das Telefon ersetzt, sondern ermöglichen ortsunabhängige Zusammenarbeit, die früher oft mit aufwendigen Vor-Ort-Terminen verbunden war. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, die dabei genutzten Systeme bewusst auszuwählen – nicht nur unter technischen, sondern auch unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten.

In diesem Beitrag geht es um zentrale Anforderungen, die Unternehmen beim Einsatz von Videokonferenztools im Blick behalten sollten. Er gibt eine Orientierung, ersetzt jedoch keine rechtliche Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Was ist datenschutzrelevant an Videokonferenzen?

Ein Meeting, zehn Personen – und auf einem Bildschirm ist im Hintergrund die Urlaubsplanung am Kühlschrank zu sehen.

In Videokonferenzen werden nicht nur Stimmen, sondern oft auch Gesichter, Räume und Bildschirminhalte übertragen. Zusätzlich kommen Nachrichten und Dateien aus Chats dazu. Ob interne Informationen oder beiläufige Kommentare aus dem Flurfunk, viele Inhalte sollen nicht nach außen gelangen.

Dies alles sind personenbezogene Daten. Ton, Bild, Namen, Bildschirmfreigaben und Chatverläufe sind nur einige Beispiele. Auch sogenannte Metadaten – etwa Zeitpunkt und IP-Adresse – fallen darunter. Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind, greifen die Vorgaben der DSGVO. Für Unternehmen bedeutet das: Datenschutz ist kein „Kann“, sondern ein „Sollte auf dem Radar sein“. Vor allem, wenn regelmäßig mit sensiblen Inhalten gearbeitet wird.

Worauf Unternehmen bei der Auswahl von Videokonferenztools achten sollten

Statt einfach das Tool zu verwenden, das im Umfeld am häufigsten genutzt wird, lohnt sich ein Blick auf die Datenschutzeinstellungen und Funktionen. Nicht jedes Tool ist gleich sicher oder gleich gut in bestehende Systeme integrierbar. Unternehmen stehen deshalb vor der Frage: Welche Lösung passt technisch, organisatorisch und datenschutzrechtlich zu unserem Arbeitsalltag?

Checkliste: Auswahlkriterien für datenschutzfreundliche Tools

Kriterium	Warum wichtig	Hinweise
Serverstandort EU	DSGVO-Konformität, weniger Risiko	z. B. Anbieter mit Rechenzentren in der EU
Auftragsverarbeitung geregelt	Rechtssicherheit bei Fremdanbietern	AV-Vertrag prüfen und abschließen
Verschlüsselung	Schutz von Übertragungsinhalten	Transport- und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Nutzer- und Rollenverwaltung	Zutrittskontrolle, klare Rechtevergabe	z. B. Warteraum, Moderationsrechte
Aufzeichnungsfunktionen steuerbar	Keine unerwünschten Mitschnitte	Nur Hosts dürfen aufzeichnen
Integration in bestehende Systeme	Effiziente Nutzung, weniger Umstellungsaufwand	Outlook, Teams, M365 etc.

Tools wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet bieten viele Funktionen, unterscheiden sich aber in der Art der Datenverarbeitung, im Hosting und in der Bedienbarkeit. Eine sorgfältige Prüfung spart später viel Aufwand.

Sinnvolle Einstellungen für datenschutzsichere Videokonferenzen

Die meisten Tools bieten Sicherheitsfunktionen, die richtig eingesetzt für Schutz und Klarheit sorgen. Dazu gehören:

• Warteräume oder Passwörter, um ungebetene Gäste auszuschließen
• Manuelle Freigabe von Teilnehmenden, besonders bei externen Meetings
• Automatische Stummschaltung beim Beitritt, um Störungen zu vermeiden – zum Beispiel, wenn jemand zu spät kommt und direkt losredet

Ein besonderes Augenmerk sollten Unternehmen auf Aufzeichnungen legen. Diese sollten nur gezielt und nach klarer Absprache eingesetzt werden. Bei vielen Tools kann definiert werden, dass nur Hosts eine Aufzeichnung starten dürfen. Das schafft Kontrolle und vermeidet Missverständnisse – etwa wenn eine Aufzeichnung ohne Wissen aller Beteiligten startet.

Für eine Produktpräsentation, die auch im Nachgang zur Verfügung stehen soll, kann eine Aufzeichnung hilfreich sein. Bei einem regelmäßigen Teammeeting oder einem informellen Austausch ist sie in der Regel nicht notwendig. Ein klar kommunizierter Umgang mit Aufzeichnungen schützt nicht nur sensible Inhalte, sondern stärkt auch das Vertrauen aller Teilnehmenden.

Intern klare Zuständigkeiten und Abläufe schaffen

Technik allein reicht nicht – auch intern braucht es klare Abläufe. Wer ist verantwortlich für die Konfiguration der Tools? Wer darf aufzeichnen? Welche Regeln gelten für Kamera, Ton, Chats und Bildschirmfreigaben?

Unternehmen können einfache Richtlinien definieren. Standardisierte virtuelle Hintergründe, einheitliche Meetingstrukturen oder Rollenverteilungen bei größeren Online-Veranstaltungen sind nur ein paar Beispiele. Gerade beim Einsatz von persönlichen Geräten im Homeoffice empfiehlt sich eine klare Kommunikationskultur.

Wichtig ist auch: Datenschutz ist keine reine IT-Sache. Regelmäßige Schulungen, kleine Info-Sessions oder FAQs helfen, Unsicherheiten zu beseitigen und sorgt für mehr Bewusstsein mit der eingesetzten Technik. Das schafft Vertrauen und stärkt die digitale Kompetenz im Unternehmen.

Transparenz schafft Vertrauen

Offenheit schafft Vertrauen: Wenn klar ist, wie das Tool funktioniert und was aktiviert ist, sorgt dies für ein gutes Gefühl bei allen Beteiligten. Ein einfacher Hinweis wie „Diese Sitzung wird nicht aufgezeichnet“ oder „Der Chat ist deaktiviert“ reicht oft aus, um Klarheit zu schaffen. Für eine effektive Videokonferenz macht es Sinn, dies direkt am Anfang der Agenda zu klären.

Nicht alles muss bis ins Detail geregelt werden. Es geht vielmehr darum, ein gemeinsames Verständnis für verantwortungsvollenund achtsamen Umgang mit digitalen Werkzeugen zu entwickeln.

Fazit: Datenschutz in Videokonferenzen sicherstellen lohnt sich

Datenschutz in Videokonferenzen sicherzustellen ist kein Hexenwerk. Schon kleine Maßnahmen helfen dabei, professionell und verantwortungsbewusst zu arbeiten. Unternehmen, die frühzeitig Prozesse definieren, geeignete Tools wählen und regelmäßig reflektieren, wie sie digitale Zusammenarbeit gestalten, sind klar im Vorteil – technisch, rechtlich und menschlich.

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