Sie haben eine Präsentation vorbereitet. Alles läuft perfekt auf Ihrem Computer. Im Konferenzraum schließen Sie ihren USB-Stick an – doch der dort installierte PC ist veraltet. Die Präsentation öffnet sich falsch, Videos streiken, und die ersten Minuten des Meetings gehen verloren.
Solche Szenen erleben viele Unternehmen täglich. Während hybrides Arbeiten längst Alltag ist, fehlt oft die passende Technik im Besprechungsraum. Genau hier wird die Integration von BYOM in Konferenzräumen entscheidend. BYOM („Bring Your Own Meeting“, auch bekannt als BYOD, „Bring Your Own Device) steht für flexible Arbeitsweisen mit mobilen Geräten – ob privat oder firmeneigen – und ermöglicht einen reibungslosen Übergang zwischen Büro, Homeoffice und Meetingraum.
Dieser Beitrag zeigt, wie Unternehmen BYOM sinnvoll umsetzen, welche Techniklösungen sich bewährt haben und warum moderne Medientechnik dabei eine zentrale Rolle spielt.
Inhaltsverzeichnis
Was bedeutet BYOM in Konferenzräumen?
BYOM beschreibt die Möglichkeit, eigene oder vom Unternehmen bereitgestellte Geräte in Meetings zu verwenden – egal ob vor Ort im eigenen Unternehmen oder hybrid im Homeoffice oder beim Kunden.
Mitarbeitende nutzen beispielsweise ihren gewohnten Laptop direkt im Konferenzraum. Präsentationen, Projektdateien oder Konferenztools stehen so auf dem vertrauten Gerät zur Verfügung. Das heißt, eine Umstellung auf andere Systeme ist nicht nötig.
Über Lösungen wie Barco ClickShare lässt sich das eigene Gerät kabellos mit dem vorhandenen Konferenzsystem verbinden. Ein USB-Button baut die drahtlose Verbindung auf, sodass Inhalte unkompliziert auf dem Hauptbildschirm angezeigt werden können.
Mitarbeitende, externe Kunden oder Geschäftspartner nutzen ihre bevorzugten Videokonferenz-Tools wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet direkt über ihr Gerät. Die im Raum vorhandene Medientechnik – Mikrofone, Lautsprecher und Kameras – wird automatisch eingebunden. Das ist BYOM mit echtem Plug-and-Play-Komfort!
Vorteile der BYOM-Integration
Die Integration von BYOM in Konferenzräumen bringt für Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen mit sich.
Höhere Flexibilität im Arbeitsalltag
Mitarbeitende arbeiten mit dem Gerät, das sie bereits im Alltag nutzen. Das erleichtert spontane Meetings, mobiles Arbeiten und die Anwendung bevorzugter Tools. Auch unterschiedliche Gerätetypen lassen sich problemlos einbinden.
Produktivitätssteigerung
Durch den Einsatz vertrauter Geräte und Anwendungen startet die Zusammenarbeit schneller und ist effizienter. Es entfällt die zeitraubende Einarbeitung in Fremdgeräte, oder dass eine Präsentation mit der vorhanden Software inkomatibel ist. Technische Umstellungen entfallen und es entsteht weniger Reibungsverluste.
Kosteneffizienz
BYOM steigert die Kosteneffizienz in mehrfacher Hinsicht: Unternehmen benötigen weniger fest installierte Technik, wenn Mitarbeitende ihre mobilen Geräte direkt nutzen. Das senkt sowohl Investitionen als auch laufende Wartungskosten.
Zugleich sinkt die Zahl unproduktiver Phasen im Meetingalltag. Die Technik funktioniert sofort, Präsentationen sind direkt einsatzbereit, und Umformatierungen entfallen. Mitarbeitende können sich auf Inhalte konzentrieren – nicht auf technische Probleme.
Zufriedenheit der Mitarbeitenden
Ein flexibles, modernes Arbeitsumfeld erhöht die Attraktivität eines Unternehmens und stärkt die Bindung zum Team. Wer reibungslos arbeiten kann, ist weniger frustriert, bringt sich produktiver ein und hat mehr Freiraum, um eigene Ideen voranzutreiben und persönliche Ziele zu erreichen.
Herausforderungen der BYOM-Integration
So überzeugend BYOM auf den ersten Blick klingt – die Umsetzung bringt auch Herausforderungen mit sich. Wer sich dieser bewusst ist, kann gezielt gegensteuern und geeignete Lösungen entwickeln.
Sicherheitsrisiken
Private oder nicht zentral verwaltete Geräte können Schwachstellen im System darstellen. Ohne einheitliche Sicherheitsvorgaben drohen Sicherheitslücken, etwa durch veraltete Software, fehlende Verschlüsselung oder ungeschützte Netzverbindungen. Eine sichere WLAN-Infrastruktur, getrennte Netzwerke und – je nach Szenario – die Einbindung in ein Mobile Device Management (MDM) schaffen hier Abhilfe.
Kompatibilitätsprobleme
Unterschiedliche Betriebssysteme, Softwareversionen und Schnittstellen erschweren die Integration. Eine mögliche Lösung ist der Einsatz einheitlicher Unternehmensgeräte, um die Systemvielfalt zu reduzieren. Gleichzeitig sollten Tool-Landschaften klar strukturiert sein. Zu viele parallele Anwendungen überfordern nicht nur die IT, sondern auch die Nutzerinnen und Nutzer.
Netzwerkbelastung
Wenn viele Geräte gleichzeitig verbunden sind, kann die Netzwerkleistung deutlich sinken. Eine saubere Trennung zwischen Unternehmensnetz und Gastzugang, beispielsweise über VLANs, schützt das Hauptsystem und sichert die Stabilität.
Supportaufwand und Wartung
Mit der Anzahl der genutzten Geräte steigt auch der Aufwand für die IT-Abteilung. Unterschiedliche Systeme bedeuten mehr Anfragen, mehr Störungen und mehr Aufwand – insbesondere bei spontanen technischen Problemen im Meetingalltag. Einheitliche Standards, Schulungen und klar definierte Zuständigkeiten helfen, diesen Aufwand zu minimieren.
Technische Lösungen für die BYOM-Nutzung in Konferenzräumen
Damit BYOM in der Praxis funktioniert, muss die Medientechnik flexibel, sicher und benutzerfreundlich sein. Unterschiedliche Geräte sollen sich problemlos integrieren lassen – unabhängig vom Betriebssystem oder der Art der Anwendung. Wir unterstützen Sie dabei, die passende Technik für Ihr Team und Ihre Räume zu finden, professionell einzubauen und einsatzbereit zu machen.
Plug-and-Play-fähige Systeme
„Plug and Play“ bedeutet: anschließen und direkt loslegen. Ein Gerät erkennt nach dem Anschluss automatisch die nötigen Einstellungen und ist sofort einsatzbereit – ohne Treiberinstallation oder Konfiguration. Diese Technologie reduziert technische Hürden im Meetingraum deutlich. Mitarbeitende verbinden einfach ihr Gerät und starten ihre Präsentation oder Videokonferenz ohne Verzögerung.
Mit dem VAV Raumkonfigurator lassen sich Konferenzräume exakt auf BYOM-Anforderungen abstimmen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Räume sowohl funktional als auch zukunftsfähig ausgestattet sind.
Drahtlose Präsentationslösungen
Systeme wie Barco ClickShare ermöglichen das kabellose Übertragen von Inhalten – unabhängig davon, ob ein Windows-Laptop, ein MacBook oder ein mobiles Endgerät genutzt wird. Die Verbindung erfolgt über einen USB-Button oder per App. Die intuitive Bedienung senkt die Einstiegshürde für alle Teilnehmenden und erleichtert spontane Präsentationen.
/bild Raum „Bodensee“ – Beschriftung: In unserem Besprechungsraum nutzen wir das Barco-ClickShare-System. So ist der Raum jederzeit bereit für spontane und effiziente Meetings oder konzentrierte Arbeitsphasen.
Sichere Netzwerkinfrastruktur
Damit Unternehmensdaten geschützt bleiben, braucht es eine stabile und sichere Netzwerktechnik. Ein separates Gastnetzwerk, verschlüsselte Übertragungen und VLANs sorgen dafür, dass private oder mobile Geräte nicht auf sensible Systeme zugreifen können. Gleichzeitig bleibt das Firmennetz performant und zuverlässig.
Zentrale Steuerung und einheitliche AV-Systeme
Eine übersichtliche Steuerung und ein einheitliches Bedienkonzept verhindern Fehlbedienungen. Alle Komponenten – Displays, Lautsprecher, Kameras – sollten nahtlos miteinander und mit verschiedenen Geräten kommunizieren. So entsteht ein durchgängiges Nutzungserlebnis für alle Beteiligten.
Zwei Beispiele aus der Praxis: Eine Unternehmensberatung aus München realisierte einen Konferenzraum, der für Onsite- und hybride Meetings optimiert ist. Dort zeigt sich, wie eine klare Technikstruktur und intuitive Steuerung BYOM im Konferenzraum erfolgreich möglich machen.
Auch in unserem Besprechungsraum „Bodensee“ haben wir BYOM umgesetzt. Zwei identische 55-Zoll-Displays, davon eines mit Touch-Funktion, ermöglichen die gleichzeitige Anzeige von Inhalten und Videokonferenzteilnehmenden. Präsentationen lassen sich über USB-C oder drahtlos via ClickShare BYOM direkt vom eigenen Laptop aus starten – ohne Umstellung, ohne Wartezeit.
Best Practices für die Einführung von BYOM im Unternehmen
Damit BYOM erfolgreich funktioniert, braucht es klare Regeln, durchdachte Technik und eine gute Vorbereitung. Diese vier Schritte helfen Ihnen bei der Umsetzung:
1. Definieren Sie eine verbindliche BYOM-Richtlinie
Regeln Sie klar, wie eigene oder mobil genutzte Geräte eingesetzt werden dürfen. Legen Sie Sicherheitsstandards, technische Voraussetzungen und Verantwortlichkeiten fest. So schaffen Sie Transparenz und schützen sensible Daten.
2. Denken Sie Technik direkt bei der Raumplanung mit!
Nicht jede Standardlösung ist BYOM-tauglich. Berücksichtigen Sie BYOM-Anforderungen schon bei der Raumgestaltung. Mit unserem Raumkonfigurator entwickeln Sie passgenaue Konzepte – abgestimmt auf Ihre Räume, Ihre Teams und Ihre Meetingformate.
3. Achten Sie auf Nutzerfreundlichkeit
Technik muss intuitiv sein, damit sie von allen Mitarbeitenden akzeptiert wird. Einheitliche Schnittstellen, einfache Verbindungen und eine klare Benutzerführung sind entscheidend für den reibungslosen Einsatz.
4. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden
Geben Sie Sicherheit im Umgang mit der neuen Technik. Kurze Einführungen, verständliche Anleitungen und Tipps zur sicheren Nutzung sorgen dafür, dass BYOM nicht verunsichert, sondern produktiv genutzt wird.
Fazit: BYOM in Konferenzräumen erfolgreich umsetzen
BYOM ist kein technisches Randthema, sondern Ausdruck eines neuen Verständnisses von Arbeit und Zusammenarbeit. Es verändert, wie Meetings ablaufen, wie Technik eingesetzt wird und wie flexibel Teams agieren können. Wer klare Rahmenbedingungen schafft, nutzerfreundliche Technik bereitstellt und Sicherheitsaspekte berücksichtigt, macht Konferenzräume zukunftsfähig.
VAV Medientechnik unterstützt Sie bei der erfolgreichen Integration von BYOM – mit individueller Beratung, durchdachter Raumplanung und erprobter Technik. Erfahren Sie mehr auf unserer Seite zu Videokonferenzraumlösungen.
